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办公室工作需掌握“办”字要诀
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作者:王浩珂 赵县人民政府办公室 发表时间:〖 2023/8/31 浏览人数:〖 23810

在办公室任职,工作内容繁琐,但归结起来无非还是“办文、办会、办事”三类,如何系统地组织好办公事务,就要想好怎么办,如何办。

办公室事务怎么办,从做好“传声筒”开始

关于“办文、办会、办事”怎么办的问题,我们首要做的就是明确认知。县政府办公室既服务于各个县领导,也要求对所属县直部门以及事业单位负责,将领导的指示以及各项安排协调谋划成文件、稿子等形式向部门传达,同时也将部门的反馈向上沟通,办公室必须要做好这个部门与领导之间的“传声筒”。当然所谓“传声筒”并非真正机械地,不加以变通地转述,而是立足本职工作的具象表达。实际工作中,“办文”要求我们能够领会领导意图,立足当下的重要时间节点,把握主题,精准传达,有效升华和完善文稿内容;“办会”则要求我们能够具备组织协调的能力,将计划安排到滴水不漏的程度,同时也要能预见各种意外情况,未雨绸缪,做到极致;“办事”就是代表领导,传达好领导的意识和安排,做好综合协调、组织谋划、上传下达等工作。在事务工作中,必须要求俱到,严谨细心,因此要做好办公室事务工作首先就要有意识地立足于本职工作,把握做好“传声筒”的角色。

要做好“传声筒”,既要明确认识,更要求有端正的工作态度。作为县直单位和县领导之间的粘合剂,县领导的秘书,办公室的干部必要端正自己的态度,保持严谨清正的工作作风,要始终保持政治上的清醒和坚定,思想上要坚决同党中央保持一致,筑牢政治建设,站在全局的高度思考和把握问题。做好上传下达,下情上递,要不偏不倚保持清正的作风,也要有自己的逻辑判断和思考能力,避免出现理解上的偏差以及信息的冗杂,这就要求我们始终保持积极进取的工作态度,提高思想政治认知,与时俱进,不断提升业务工作能力才能更好地为领导服务,跟进新时代的发展要求和建设需要。

办公室事务如何办,要切实做到“打七寸”

办公室事务具体来看,基本分为“办文、办会、办事”三类,办文要切合主题,突出重点;办会要把握重要流程,切实落实效果;办事要突出细节,统筹协调。办公室工作要求我们具备把握重点的能力,精准落实,“打好七寸”,在日常的工作中,明确重点,强化精品意识,办重点文,优质会,和谐事。

“办文”不是简单的写稿就可以概括完全,抓好文稿起草工作是“办文”能力的基础,在此基础上要严把政策关,克服文稿“硬伤”,认真审核公文的体例、格式,准确、全面地体现发文意图;严把文字关,避免文稿“软伤”,综合文稿思路清、高度够、表达准、特点明;严把程序关,按程序办文,落实三稿审改制度,秉持初稿既终稿的态度,为自己的文字负责,使上报材料差错率为零。同时,抓好公文运行工作,严格公文运转程序,确保公文运行规范有序、高效无误。

“办会”把握重要流程,切实落实效果,突出个性。在会议效果上下功夫,需要我们精益求精做好基础准备工作,从议题确定、材料准备、会议纪律和督查落实等重要环节都有具体的服务细则,会前部署周密细致,会中服务万无一失,会后工作注重落实。要想有效强化会议效果更需要在重点流程、重点内容上发力,强调个性。这种个性是在组织管理规则之内的个性,例如讲话稿中的新观点、新展开、新突破,招商会上的新环节、新进程、新政策等,强化会议的新意,能有效落实会议组织的效果和影响力,才能办有效会,做优惠事。

“办事”要突出细节,统筹协调办好重点事。在办公室内部管理中,首先要求抓好目标管理,对下属县直单位和部门的主要工作进行量化分解,做到日常调研跟进,及时对重点项目进展状况进行督查,对于落地实施过程中的“痛点、难点、堵点”开展重点推进会,保证项目推进顺利有序。其次要抓好政务公开,严格依照省市政务公开考核办法,健全办公室的各项制度,完善硬件软件设施,保持整体运行的平稳有序。最后要抓好政务接待,认真做好省厅和市委领导对我县的调研、检查的沟通协调工作,提前筹备,严谨细实,精心组织,确保各类调研、检查的顺利进行。

办公室办公对外工作“办得好”,对内管理也要“狠心办”

清正廉洁、高效规范的运转离不开办公室的内部管理和自我革命上,我们必须要坚持以人为本,着力推进程序建设、责任建设和制度建设,组织开展日常学习,合理布置学习任务,提高干部的综合素质和办公室建设水平。

办公室工作能否按照工作流程链条式推进,强化程序建设是首要。一是办会流程清晰化,从会议方案准备到会议精神落实全过程的每个环节,根据流程,每个环节明确负责人,分清职务界限,明确办事完毕的标准。二是办文流程制度化,公开办文的各个环节、责任领导、责任处室。三是办事流程规范化,对调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、政务值班、机要保密等日常工作,建立专项规章制度,确保每一项工作都不断档、不脱节、无死角、无盲区。

为确保项目流程中各个环节的负责同志能够高效配合、和谐有序地履行职责要求,强化责任建设是基础。一是硬化岗位责任制,完善办公室岗位职责,建立健全办公室各项工作制度,做到工作有章可循,各司其职,各负其责。二是创建双线责任制,对重要接待、大型会议或活动,建立相关科室主管主任为定点定事牵头负责人,办公室主任为定点定事指导负责人的双线责任制,确保每项重点工作有人做、有人查,责任到人,落实到位。三是实行错情追究制,对工作线上出现的差错和失误,制定责任追究办法,谁出了问题谁就承担相应的责任。

维护内部管理章程,规范工作流程运行,强化制度建设是保障。首先合理分工,根据办公室的工作职责,将办公室分成文秘、综合、业务、后勤等各个岗位,制定各种工作人员的工作职责,落实指标,各司其职,各尽其责。其次定制目标计划,做到年有工作要点、季有工作安排、月有情况通报,同时将总体目标与突破工作项目结合起来,建立监督机制,提高办事效率。再次有考核激励,按照人员责任分工情况,将个人德、能、勤、绩进行量化考核,增加一些激励措施,充分调动干部干事创业的积极性和创造性。

办公室工作内容综合,地位关键,需切实落实“办”字要诀,领导沟通要“办”稳,基本工作要“办”好,对内管理要“办”恨,立足职责本位,恪守职务要求,把握工作需要,抓文件、抓精细、抓落实,做好内外兼修才能保证日常工作运转高效有序,办事创业干出实绩。

投稿邮箱:【 zhongguo_xianfeng@163.com 】
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